Organiser un séminaire éco-responsable : les 8 étapes pour réussir un évènement à faible impact environnemental
Vous organisez très bientôt votre prochain séminaire de travail ou de cohésion d’équipe. Vous allez réussir cet événement marquant en appliquant notre méthode simple et éprouvée en 8 étapes.
Vous allez répondre aux enjeux actuels de l’entreprise responsable (RSE). Vous allez être cohérent avec les valeurs de votre entreprise. Vous allez engager vos collaborateurs sur la durée et y prendre beaucoup de plaisir (si, si !). Suivez le guide !
Réussir son séminaire éco-responsable : 4 questions faciles à se poser en amont
Quelles sont vos motivations pour réussir votre séminaire ?
Avant de vous lancer, je vous propose de répondre à cet
te check-list sur vos motivations, en bref pourquoi souhaitez-vous organiser un séminaire (plus) responsable :
- Répondre aux enjeux de l’entreprise de demain ?
- Être cohérent avec vos valeurs ? vos engagements RSE ?
- Maîtriser vos dépenses ?
- Engager vos collaborateurs, y compris dès l’organisation ?
- Marquer un changement dans la direction de l’équipe, de l’entreprise ?
- Prendre du plaisir ?
D’après l’étude de l’Institut CSA pour LinkedIn et l’ADEME (juin 2021), 78% des salariés choisiraient, à offres équivalentes, de rejoindre une entreprise engagée pour la transition écologique.
Mais avant d’aller plus loin, quelle est votre définition d’un séminaire éco-responsable ?
Quelle est votre définition d’un séminaire éco-responsable ?
Vous voilà motivé pour réussir votre événement d’équipe, mais que mettez-vous exactement comme éléments et actions dans son organisation :
- Les déchets sont triés à l’issue de votre événement
- Le lieu maitrise son impact environnemental et en apporte la preuve (label, engagement…)
- L’organisation des déplacements est à faible impact Carbone
- Des solutions plus respectueuses de notre environnement, des équipements éco-conçus ont été choisis pour la logistique (matériel, transport…) et la restauration
- Vous offrez à chaque participant un gobelet à vos couleurs et un crayon de papier fabriqué dans une entreprise d’aide par le travail (ESAT) locale
- Les salariés sont partie-prenantes de l’organisation de la journée
- Les ateliers et les animations sont en cohérence avec les 17 Objectifs Développement Durable de l’ONU (ODD)
- Vous réalisez le bilan carbone de votre manifestation et vous tentez de le réduire d’une année sur l’autre
- Une entreprise partenaire expert vous accompagne
Le cadre est fixé. Vous voilà prêts à vos poser les vraies bonnes questions pour réussir l’organisation de votre évènement éco-responsable.
à éCogit’Actions, nous vous accompagnons pour préparer, animer et évaluer vos séminaires dans une logique d’éco-conception et de partages simples.
Quels sont vos objectifs à l’issue de votre séminaire ?
Organiser un séminaire type « Team Building », c’est important pour la cohésion d’équipe. Réussir son séminaire éco-responsable, c’est bon pour la planète et le « moral » de vos troupes. Et si nous allions ensemble au-delà ? Et si vous définissiez précisément avec la Direction et vos services votre indicateur SMART ?
A éCogit’Actions, avant toute commande et pour nos propres évènements, nous utilisons systématiquement la méthode des 5 W (Who, What, Where, When, Why). Nous répondons de façon plus détaillée au QQCCOQPP (un joli acronyme en français) : Quoi, Qui, Comment, Combien, Où, Quand, Pourquoi et Pour qui. Nous réalisons cet exercice avec nos clients puis dégageons ensemble cet indicateur SMART. SMART est un acronyme (encore un !) pour Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réalisable, dans le Temps : une petite phrase avec un chiffre et un délai. Comme par exemple « Que 80% de nos collaborateurs présents pendant le séminaire se rappellent un mois plus tard nos 5 valeurs d’entreprise exposées à cette occasion » ou alors « Que 75% de nos équipes aient envie de travailler ensemble à modifier les pratiques environnementales dans l’entreprise, dès la semaine suivante. » Triple effet bonus : de la cohésion, de la motivation et un pas vers la réduction de votre empreinte écologique !
L’écoresponsabilité désigne l’ensemble des actions visant à limiter ses impacts sur l’environnement.
Agir écoresponsable, c’est forcément engager à vos côtés vos parties-prenantes.
Travailler en mode projet et engager ses parties-prenantes.
Qui pouvez-vous engager à vos côtés pour gagner en écoresponsabilité ?
La réussite de votre événement, qu’il soit écoresponsable ou non, dépend de 6 éléments :
- Votre objectif
- Vos besoins et contraintes
- Votre rétroplanning
- Le choix des activités et leur déroulé
- Le lieu et la logistique
- La communication autour de l’évènement
Afin de prendre du plaisir à l’organisation de votre séminaire éco-responsable, je vous propose de travailler en mode projet. L’un ou l’autre de vos collaborateurs est certainement sensible à une thématique environnementale, que ce soit les déchets, l’eau, l’énergie ou les transports. Un autre, plutôt gourmand, pourra s’assurer de la qualité de vos pauses et repas – car c’est un grand atout dans la réussite de votre événement aussi ! il aura un œil pour éviter le gaspillage alimentaire et privilégier les circuits courts et les aliments de saison.
Maintenant que cela doit être plus clair pour vous, il est donc temps de passer à notre méthode en 8 étapes. Elle est issue d’une étude de l’ADEME « Et si on concevait autrement nos événements ? »
Réussir son séminaire éco-responsable : comment appliquer facilement les 8 étapes
Nous l’avons vu plus haut, 4 questions sont à se poser en amont de l’organisation. Cette première approche des enjeux et objectifs permet d’identifier les avantages de cette démarche éco-responsable pour le projet et son organisation. 3 temps sont importants : avant, pendant, après.
Avant de vous lancer : répondez à quelques questions et préparez vos critères
Étape 1 – Reformuler vos enjeux et objectifs : quelles sont vos priorités, les actions que vous menez déjà en matière de développement durable (Communication et Achats responsables, déplacements, gestion des déchets…), avec qui vous engager, …
Étape 2 – Choisir votre lieu : adapté à vos contraintes et à l’image à véhiculer, facilement accessible et inscrit dans une démarche de gestion responsable. (Devinette : un lieu écolabellisé, situé à moins de 10 minutes de la gare de Mâcon-Loché ?).
Étape 3 – Limiter l’impact « Déplacements » : En moyenne, 80 % du Bilan Carbone d’un événement est lié au transport des biens et des participants. Des choix éclairés peuvent contribuer à réduire votre impact. Outre le choix du lieu, l’usage des transports en commun ou la mise en place d’une plate-forme de co-voiturage sont des solutions.
Le jour J : optez pour une logistique fluide et cohérente
Étape 4 – Stands et matériel : privilégier des solutions plus respectueuses de l’environnement comme de la vaisselle lavable et consignée, la location ou le réemploi, des supports écoconçus… Cela vous parait dépasser votre métier ou vos compétences, vous manquez de temps ? Confiez l’organisation à un professionnel, garant de ces critères.
Étape 5 – Promotion et « goodies » : la diffusion de l’information et la promotion s’inscrivent en cohérence avec une démarche d’éco communication. Optez pour des solutions utiles et efficaces et posez vous la question de la nécessité de remettre un petit cadeau qui servira … ou pas !
Étape 6 – La restauration : veillez à bien gérer les quantités pour éviter tout risque de gaspillage, privilégier des produits de saison, locaux et issus de modes de production durables et optimiser vos choix de matériel. Essayez les traiteurs engagés ESS, insertion ou « zéro déchet ». L’occasion aussi de mettre en avant un brasseur, un viticulteur ou un producteur local.
Notre crédo à Ecogit’Actions avec notre offre locavore ce sont les 3 B : c’est Bon, de Bourgogne, et si possible Bio !
En fin d’événement : réduisez votre impact et évaluez votre action
Étape 7 – Démontage et Déchets : assurer une bonne gestion lors du démontage, bien orienter ses déchets et recycler tout ce qui peut l’être.
Étape 8 – Evaluation : Faire le bilan de son projet d’événement responsable permet de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Valoriser votre séminaire dans un cadre plus large de sensibilisation par la preuve.
avec éCogit’Actions, organiser votre événement éco-responsable c’est facile : nos espaces sont éco-certifiés depuis 2012 et nous appliquons systématiquement cette méthode ADEME dans nos animations. Organisme de Formation et de Conseil en Développement Durable Opérationnel depuis 2009, notre expérience et notre expertise seront aux côtés de votre réussite.
Conclusion
Et voilà ! Vous connaissez les 8 étapes pour réussir votre événement éco-responsable. Vous maitrisez le bon ordre pour préparer cette action, garantir sa cohérence et l’évaluer :
- Vos objectifs et enjeux sont reformulés
- Vos critères « écoresponsables » sont précisés, la date et le lieu ont été choisi pour les respecter
- Les déplacements sont pensés en cohérence et des solutions validées (transport en commun, plate-forme de co-voiturage…)
- La logistique est confiée à un collaborateur formé et zélé ou à un organisateur extérieur compétent
- La promotion et la communication de l’événement intègrent vos critères « écoresponsables »
- La restauration (pause, repas, boissons…) respecte vos critères : gaspillage évité, produits locaux, de saison, en circuits courts, porteurs de labels (éthique, bio…)
- La question des déchets est étudiée : achats responsables, choix dans la restauration, gestion sur site (réduction, tri, réemploi…)
- L’évaluation est cadrée : satisfaction des présents, atteinte de vos objectifs, estimation des impacts évités ou bilan carbone confié à une entreprise expert.
Nous espérons que cette démarche vous parait plus simple maintenant : ses avantages, la méthode et vos motivations doivent être plus claires. Nous espérons que vous aurez beaucoup de plaisir à transformer cet engagement en actions récurrentes.
Sources & Bonus
Créer mon évènement éco-responsable, cet outil d’autodiagnostic est proposé par l’ADEME : ADERE peut vous accompagner pour identifier et évaluer vos principaux impacts environnementaux. Répartis en huit catégories (Alimentation – Communication imprimée – Communication numérique – Lieux, technique et scénographie – Déplacements – Hébergement – Mobilisation – Solidarité), ils s’appliquent que votre action soit en phase de création ou déjà bien avancée. Ces questions (50 ou 200) vous permettent également de diffuser auprès de vos équipes les « Bonnes pratiques ».
Brochure : Ecogit’Actions : notre offre de séminaires écoresponsables 2023
Un tiers-lieu d’échanges et d’expérimentation pour tresser des liens, faire croître et mûrir ses projets.
Un organisme de Formation et de Conseil par l’exemple qui s’appuie sur un site pionnier, premier coworking rural et gîte écolabellisé en Bourgogne.
Séverine
Lasserre
L’équipe éCogit’Actions, autour de sa fondatrice, transmet, anime et partage des pratiques issues de l’économie circulaire, de l’innovation territoriale et de la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise.
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